Voor jeugdhulpaanbieders
aangesloten bij de SCAG
Als een cliënt ontevreden is over uw behandeling of over u als jeugdhulpaanbieder, dan is het fijn als dit in een onderling gesprek kan worden opgelost. Bent u er samen niet uitgekomen, dan kan de cliënt ervoor kiezen een klacht in te dienen bij uw beroepsvereniging. Als uw cliënt de klacht indient via uw beroepsvereniging, dan zal een klachtenfunctionaris in worden gezet, mits uw cliënt hiermee akkoord gaat.
Een klachtenfunctionaris bespreekt met uw cliënt de klacht en zet in op een driegesprek of een andere mogelijkheid om de onvrede weg te nemen en de klacht op te lossen.
Dat vraagt van u open te staan voor de klacht en te reflecteren op uw handelen.
Indien uw cliënt, ook na inzet van de klachtenfunctionaris, de uitleg van uw handelen of uw begrip en de lering die u eruit heeft getrokken, onvoldoende vindt, dan kan de cliënt de klacht voorleggen aan de Onafhankelijke Klachtencommissie Jeugdwet, de OKJ.
Binnen de Jeugdwet mag uw cliënt ook rechtstreeks de klacht bij de klachtencommissie indienen. Het klachtenreglement stimuleert wel de inzet van een klachtenfunctionaris, maar voor de Jeugdwet is de cliënt hier vrij in.
OKJ - procedure en behandeling
Wanneer uw cliënt een klacht indient bij de Onafhankelijke Klachtencommissie Jeugdwet volgen een aantal stappen.
De conceptfase
Allereerst wordt nagegaan of de informatie over de klacht van klager volledig is en of de klacht ontvankelijk is voor de OKJ. Er wordt gekeken naar de volgende punten:
- Is de jeugdhulpaanbieder, beklaagde, bij de SCAG aangesloten?
- Valt de klager onder het begrip cliënt zoals beschreven in de Jeugdwet?
- Behoort de klacht tot het werkterrein van de OKJ (bevoegdheid)?
Verweerfase
Wordt de klacht ontvankelijk verklaard, dan wordt u als jeugdhulpaanbieder (beklaagde) hiervan per mail op de hoogte gesteld en gevraagd om een schriftelijk verweer. In het verweer kunt u uw standpunt ten aanzien van de klacht verduidelijken en relevante documenten ter onderbouwing van dit standpunt indienen.
Voorbereiding zitting
Zodra u het verweer heeft ingediend, wordt bezien of het dossier volledig is om deze aan de commissie voor te leggen. Wanneer meer informatie nodig is, krijgt u hiervan bericht.
Ondertussen wijst de voorzitter 2 leden toe aan de klachtencommissie: 1 vanuit het veld jeugdhulpaanbieders en 1 vanuit het veld cliënten/patiënten organisatie.
Klager wordt op de hoogte gesteld van uw verweer en kan uw verweer inzien. Zo beschikken zowel u als klager over dezelfde informatie als de commissie.
Hierna wordt een zitting ingepland. Vooraf krijgen u en klager de gelegenheid om over een periode van 8 weken aan te geven welke data het absoluut onmogelijk is om bij de hoorzitting te kunnen zijn.
Zitting
Tijdens de hoorzitting wordt de zaak mondeling behandeld. Zowel u als klager krijgen de gelegenheid om uw standpunt toe te lichten. De commissieleden zullen vragen stellen om een goed beeld te krijgen van de klacht om tot een zorgvuldig oordeel te kunnen komen.
Daarbij mogen zowel u als klager zich tijdens de zitting laten bijstaan door iemand die u hiervoor wilt vragen. Het kan gebeuren dat de persoon die u meeneemt conflicteert met klager. De klachtencommissie kan dan beslissen deze persoon niet toe te staan. U wordt dan in de gelegenheid gesteld een ander persoon mee te nemen.
Uitspraak
Uiterlijk acht weken na de zitting ontvangen u en klager de uitspraak van de commissie. De klachtencommissie kan in haar oordeel ook aanbevelingen voor u opnemen.
Aanbevelingen
In het geval van aanbevelingen in het oordeel van de OKJ, laat u de OKJ en klager binnen vier weken weten of u maatregelen zal nemen en/of u de maatregelen opvolgt.
Sluiten van het dossier
Na de zitting wordt elk dossier 24 maanden bewaard. Daarna wordt het dossier gewist, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om deze stukken langer te bewaren.
Elke uitspraak wordt geanonimiseerd op de site van de OKJ geplaatst onder Uitspraken.
Zie ook het OKJ klachtenreglement.
Beroep op vertrouwenspersoon
Mocht over u als jeugdhulpaanbieder een klacht zijn ingediend bij de OKJ dan kunt u een beroep doen op een vertrouwenspersoon van de SCAG. U heeft dan gedurende het proces 1 tot 3 gesprekken.
Als u dat wilt, mail dan naar vp@scag.nl U wordt dan in contact gebracht met de vertrouwenspersoon.